マイナンバー制度の準備はお済みですか？

ブログ用目次
  
２０１６年０１月から利用開始されるマイナンバー制度の「通知カード」が、１０月より郵送開始されました。

新聞・TV等でとり上げられているので御存知の方も多いと思いますが、社員の方への説明等はお済みですか。

また、マイナンバーの利用開始の前に社内規定を作成する必要もあります。

今回は、この必要な規定等をお知らせしますので、是非ご活用ください。


１．社員への告知を行いましょう。

新聞・TVでマイナンバー制度の言葉を知っていても、マイナンバー制度の内容を知らない方も多いです。

下記の点等を、お知らせしましょう。

・通知カードは、１０月０５日の時点での住民票の住所に届きます。
　（住民票を移転していない方は、至急手続きをして下さい。）

・年末調整時に配偶者控除や扶養控除の適用を受ける方は、扶養者等の番号も把握して下さい。

・通知カードは簡易書留で送付されるため、不在の場合は、再配達の手続きをして下さい。

・会社が社員等からマイナンバーを取得する利用目的「源泉徴収票作成」「健康保険・厚生年金保険届出」「雇用保険届出」を、伝えましょう。

・会社が社員からマイナンバーを取得する際、番号と身元の確認を行います。

・写真等の個人番号カードは、個人の申請で交付され、手続き開始は平成２８年からです。

なお、以下のリーフレットもご活用ください。
「今年10月から、あなたにもマイナンバーが通知されます。」
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/download/orikomi_freedownload.pdf


２．マイナンバーを利用する業務を洗い出しましょう。

マイナンバーに関連するのは税と社会保険ですので、原則的には人事担当者や経理担当者です。

ただ、支店等がある会社で今まで通りだとその支店の上司がマイナンバーを取り扱うようになる場合もあるので、今後の仕事の流れの検討も必要になるでしょう。

また、担当者が複数いる場合は、マイナンバーに関与する担当者の数を絞る等の方法も検討が必要かもしれません。


３.基本方針を、作成しましょう。

特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、基本方針を策定することが重要です。

策定する際に、以下を決めていきます。

１）情報取扱規定等の策定



２）組織的安全管理措置
特定個人情報等を取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体等の盗難等の防止、電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止、マイナンバーの削除、機器及び電子媒体等の廃棄等を決めます。

・保管体制について

例）紙で保管する場合、担当者のみが取り出せるように、金庫等で施錠管理します。
例）PCにデータを保管する場合、アクセス制限やパスワードを設定します。


・廃棄方法について

退職者が出た場合で法令で定められた期間を過ぎて不要になった場合、不要になった番号を廃棄します。この時に、記録を取ります。

例）紙で保管する場合、記録簿を作成する。
例）PCにデータを保管する場合、ログ等のソフトで番号管理を行います。


＊事業者のうち社員数１００人以下の事業者であって一定の事業者を除く事業者の場合、廃棄の確認を行います。


５）技術的安全管理措置

アクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセス等の防止、情報漏えい等の防止を決めます。


（2015年10月）
 
 
＜前ページ＞　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
  
   決算申告・融資・補助金・助成金・NPOなら東京都台東区の野中敏博税理士事務所　HOMEへ

Copyright (C) 2010-2015 Nonaka Toshihiro All rights reserved